Weniger Verwaltung im Segelverein, mehr Zeit auf dem Wasser

Sie laden Ihre Mitgliederliste als Tabelle hoch, zum Beispiel aus Excel oder dem Export Ihrer Vereinsverwaltung. Die Spalten werden automatisch erkannt, sonst ordnen Sie sie mit einem Klick zu. Übernommen werden nur Name, E-Mail, Mitgliedsnummer und Status, auf Wunsch Telefon und Anschrift – keine Bankdaten.

Danach gibt es zwei Wege: Mit „Alle einladen“ bekommt jedes Mitglied eine persönliche Mail und legt sein Passwort selbst fest. Oder die Mitglieder tippen selbst auf „Zum ersten Mal hier? Zugang aktivieren“ – auf der Vereinswebsite, im Verwaltungstool oder in der App – und geben die E-Mail-Adresse ein, die beim Verein hinterlegt ist. Dafür genügt ein Hinweis im Newsletter. Zum Schluss vergibt der Vorstand die Rollen für die Ämter. Beim Einrichten helfe ich Ihnen.

Für einen eigenen Zugang braucht jedes Mitglied eine E-Mail-Adresse, denn darüber legt es sein Passwort fest. Beim Import zeigt Clubhafen an, wer keine gültige Adresse hat, damit Sie sie ergänzen können. Teilen sich mehrere Familienmitglieder eine Adresse, gibt es dafür nur einen Zugang – wer einen eigenen möchte, braucht eine eigene Adresse. Kinder brauchen keinen eigenen Zugang: Ihre Eltern melden sie zu Training, Kursen und Terminen an.

Nein, und das ist Absicht. Mitgliedsbeiträge, SEPA-Lastschriften und Buchhaltung bleiben in Ihrer bisherigen Vereinsverwaltung. Clubhafen ergänzt sie um alles, was im Vereinsleben passiert: Boote, Termine, Liegeplätze, Dienste und Nachrichten. Für die Getränkekasse erzeugt Clubhafen eine Lastschrift-Liste, die Sie wie gewohnt einziehen.

Ihre Website kann bleiben; Clubhafen funktioniert auch ohne eigene Website. Dann nutzen Ihre Mitglieder die App, und der Vorstand arbeitet im Verwaltungstool. Wenn Sie möchten, bekommen Sie stattdessen eine Clubhafen-Website, die ihre Inhalte aus denselben Daten zieht und einen Mitgliederbereich im Browser hat. Ihre Mitglieder müssen dafür nichts neu anlegen: Die E-Mail-Adresse, die beim Verein hinterlegt ist, genügt, um den Zugang zu aktivieren.

Wenn Ihr Verein die Clubhafen-Vereinswebsite nutzt, können Mitglieder Clubhafen auch im Browser nutzen – im Mitgliederbereich der Website, ganz ohne Smartphone. Ohne Clubhafen-Website ist die App der Weg für die Mitglieder; das Verwaltungstool im Browser ist für Vorstand und Ämter gedacht. Wichtige Rundnachrichten können Sie in jedem Fall zusätzlich per E-Mail verschicken, damit sie wirklich alle erreichen.

Nein. Jeder Bereich – zum Beispiel Bootsbuchung, Liegeplätze, Kran, Getränkekasse oder Training – lässt sich einzeln einschalten. Was aus ist, verschwindet aus App und Website. Sie können klein anfangen und später erweitern; eingetragene Daten bleiben erhalten, wenn Sie einen Bereich wieder ausschalten.

Sie zahlen einen festen Monatsbeitrag je Verein, unabhängig von der Zahl Ihrer Mitglieder. Wie hoch er ist, hängt davon ab, welche Bereiche Sie nutzen und ob Sie die Vereinswebsite dazu möchten. Hilfe bei Einrichtung und Mitgliederimport ist inklusive. Nach einem kurzen Gespräch bekommen Sie ein schriftliches Angebot (zuzüglich 19 % Umsatzsteuer).

Das hängt von Ihrem Verein ab. Der Mitgliederimport selbst ist in wenigen Minuten erledigt, Farben und Logo ebenso. Wie lange es dauert, Boote, Liegeplätze, Termine und Dokumente zu übernehmen, richtet sich danach, wie viel es davon gibt und in welcher Form es vorliegt. Im Gespräch schauen wir uns das gemeinsam an und planen realistisch.

Für Segelvereine jeder Größe – vom kleinen Club mit ein paar Jollen bis zum Verein mit eigenem Hafen, Kran und Jugendabteilung. Entstanden ist Clubhafen auf den Binnenrevieren in Bayern; die Modellvorhersage fürs Wetter gibt es derzeit für die großen bayerischen Seen. Die übrigen Funktionen passen zu jedem Revier.

Die App „Clubhafen“ für iPhone und Android ist fertig und befindet sich gerade in der Testphase. Sobald sie im App Store und bei Google Play steht, finden Sie die Links hier. Bis dahin arbeitet der Vorstand im Verwaltungstool, und mit der Clubhafen-Vereinswebsite können auch Mitglieder Clubhafen im Browser nutzen.

Ich selbst. Sie erreichen mich per E-Mail an post@titus-hildebrand.de oder telefonisch unter 0176 83036085. Im Verwaltungstool hat außerdem jede Seite eine kurze Anleitung, und ein Handbuch erklärt alle Bereiche Schritt für Schritt.

Auf Servern von ALL-INKL in Deutschland. Jeder Verein hat eine eigene Datenbank unter eigener Adresse, die Verbindung ist verschlüsselt, und Passwörter werden unlesbar gespeichert. Alte Einträge löscht Clubhafen nach festen Fristen von selbst, und jedes Mitglied kann seine Daten mit einem Klick herunterladen. Ihr Verein bleibt Verantwortlicher für die Daten; ich verarbeite sie in seinem Auftrag und schließe dazu mit jedem Verein einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Die Vorlage schicke ich Ihnen gern vorab. Alle Einzelheiten und die Liste der Dienstleister stehen auf der Seite Sicherheit & Datenschutz.

Ja, Ihre Mitglieder sollten wissen, dass der Verein Clubhafen nutzt. Am einfachsten mit einem Hinweis im Newsletter, der gleich erklärt, wie man den Zugang aktiviert, und mit einem Abschnitt in der Datenschutzerklärung Ihres Vereins. Welche Dienstleister beteiligt sind, steht auf der Seite Sicherheit & Datenschutz. Für Fotos, die öffentlich zu sehen sein sollen, braucht es die Einwilligung der abgebildeten Personen – ein Album lässt sich erst öffentlich schalten, wenn sie bestätigt ist.

Ihre Daten gehören Ihrem Verein. Admins können jederzeit einen vollständigen Datenexport herunterladen – eine ZIP-Datei mit einer Tabelle je Bereich, die sich mit Excel öffnen lässt. Nach dem Vertragsende lösche ich die Datenbank und alle Dateien Ihres Vereins, wie im Auftragsverarbeitungsvertrag vereinbart.

Eine berechtigte Frage. Die Daten gehören Ihrem Verein, und Admins können sie jederzeit vollständig herunterladen – Mitgliederliste, Termine, Buchungen, Dokumente und alles Übrige. Sie sind also nie auf mich angewiesen, um an Ihre Daten zu kommen.

Die Technik ist bewusst schlicht und weit verbreitet: PHP und eine SQLite-Datenbank, gehostet bei ALL-INKL in Deutschland. Ein anderer Dienstleister könnte den Betrieb deshalb übernehmen. Und wenn Sie kündigen, bekommen Sie Ihre Daten als Export; danach werden sie gelöscht.